Gérer les factures impayées est le lot des dirigeants d’entreprises offshore. Ils doivent faire face à cette situation un jour ou l’autre et prendre les mesures adéquates.
On le sait tous, les factures impayées peuvent causer de nombreux problèmes aux entreprises comme le retard de paiement des salariés, prestataires et fournisseurs, le retard des approvisionnements… Tout doit donc être mis en œuvre pour assurer les recouvrements.
Quand on dirige une société offshore, comment gérer les factures impayées ? Les éléments de réponses dans cet article.
Zoom sur ce qu’est une facture impayée
Le délai de règlement des factures est souvent stipulé dans le contrat entre une entreprise d’externalisation offshore et un donneur d’ordre. Généralement, elles sont à régler X jours après sa date d’émission. Ce délai peut varier selon l’accord entre les 2 parties.
Cependant, pour diverses raisons, ce délai de règlement peut ne pas être respecté. Une fois qu’il est dépassé, on peut considérer que la facture est impayée.
Pour limiter les risques de factures impayées, les responsables des entreprises d’externalisation offshore sont tenus de surveiller de près ces factures non réglées afin d’assurer une situation financière optimale et d’éviter les éventuels problèmes de trésorerie.
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Comment éviter les factures impayées ?
Comme dit l’adage : « Mieux veut prévenir que guérir ». Avoir des factures impayées peut avoir des conséquences désastreuses sur la trésorerie d’une entreprise. Mais pas seulement, la situation peut aussi impacter sur les fournisseurs, les banques et les prestataires. D’où l’importance de se prémunir.
Vérifier la solvabilité et le sérieux de son donneur d’ordre
La première chose à faire avant de conclure une collaboration avec un donneur d’ordre est de vérifier sa solvabilité. Une simple recherche sur Google permet déjà d’avoir un premier aperçu de ce qu’est la société avec laquelle vous allez collaborer. Certains sites internet permettent même de voir les chiffres d’affaires par exemple.
Cette première recherche permet aussi de savoir si le donneur d’ordre est réel ou fictif. En effet, certaines demandes de collaboration que reçoivent les entreprises offshore proviennent de personnes ou enseignes peu scrupuleuses qui cherchent juste des services gratuits. Après quelques semaines de collaboration, elles disparaissent. Conséquences : du manque à gagner.
Établir des clauses solides concernant le règlement des factures dans le contrat
Étant donné que des milliers de kilomètres séparent les entreprises d’externalisation offshore et leurs donneurs d’ordre, il est important d’établir un contrat bien solide.
Concernant le règlement des factures, préciser les conditions et les délais de règlement est essentiel. Il faut par exemple stipuler la date d’envoi des factures et le délai à la disposition du donneur pour le règlement.
Assurer un suivi continu
Ne pas laisser la situation se dégrader : c’est le mot d’ordre face à des factures impayées.
Au moindre retard de paiement, il faut réagir immédiatement. La première démarche à faire est de relancer le donneur d’ordre. Plus il y a du retard dans les relances, plus il y a du retard dans le règlement des factures. Donc, il vaut mieux relancer au plus vite.
Pour un suivi optimal du règlement des factures, on peut par exemple établir un tableau de bord des encaissements. On peut ainsi identifier plus facilement les donneurs d’ordre qui sont en retard dans leur paiement.
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Comment récupérer les factures impayées ?
La première démarche à faire en cas de facture impayée est de relancer le donneur d’ordre. Grâce aux nouvelles technologies, cette relance peut se faire par téléphone, par Skype ou encore par mail. Ce dernier est pourtant le meilleur canal, car on peut conserver des preuves en cas de litige.
Le ton employé doit être bien cordial. En effet, un donneur d’ordre qui a pris du retard dans le règlement de sa facture n’est pas forcément de mauvaise foi. Ce n’est pas obligatoirement intentionnel. On peut relancer une facture impayée sans froisser qui que ce soit.
Si la relance est sans suite. On peut faire une seconde relance, toujours par écrit.
Si au bout de quelques jours, la deuxième relance reste sans retour, il est possible de passer aux étapes inscrites dans le contrat en cas de non-règlement des factures.
Dans l’intérêt des 2 parties, il est toujours préférable de trouver une solution à l’amiable.
Gérer les impayés suite à un retard de règlement des donneurs d’ordre
C’est l’un des cauchemars des dirigeants de petites et moyennes entreprises d’externalisation offshore. Comment payer les salariés et les prestataires alors que les clients trainent à régler les factures ?
Le maître-mot est : transparence. Il faut informer « en temps réel ». C’est une démarche qui va prouver votre honnêteté face à la situation, en plus de démontrer que vous suivez la situation de près et que vous entreprenez les actions nécessaires.
Vous l’aurez compris, gérer les factures impayées est une opération complexe que les dirigeants d’entreprises d’externalisation offshore doivent faire face tôt ou tard. Pour s’en sortir indemne, il faut prévoir, être carré dans le contrat de prestation, assurer le recouvrement rapidement et être transparent vis-à-vis de ses prestataires et/ou collaborateurs.
